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        審核記錄(應重點記錄什么?怎么做好審核記錄?)

        放大字體  縮小字體 發布日期:2023-03-22  來源:體系管理公眾號
        核心提示:審核記錄(應重點記錄什么?怎么做好審核記錄?)
          由審核員完成的與特定審核有關的記錄通常至少包括:文件評審記錄;審核計劃;審核中樣本的選擇方案,適當時也包括多場所抽樣建議;適宜時,檢查表;現場審核過程的記錄,包括審核證據、審核發現、會議和溝通等記錄;審核報告,包括審核中的分歧和未解決的問題;不符合報告;審核后續活動的報告,例如,糾正和預防措施及對其驗證的記錄等;適用時,其他記錄。
         
        1、審核記錄
         
          此處所介紹的審核記錄,特指審核組在現場審核過程中所記錄的用于證實受方管理體系、過程和產品/服務是否符合認證要求的審核證據的現場審核記錄。
         
          通常情況下,它們是與審核準則有關的并能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息。
         
          其作用在于為所審核的管理體系、過程和產品/服務能否滿足認證標準的要求和預期結果,提供充分且適宜的審核證據。它客觀地反映了審核員在審核的現場,依據審核策劃的安排執行審核任務,獲取審核證據的全過程。
         
          現場審核記錄作為審核證據的信息載體,記錄了審核中所收集到的、已經證實的與審核目的、范圍和準則有關的適當信息,表明了審核所取得的結果,并提供了審核所完成活動的證據。充分、適宜的審核記錄是形成審核發現和得出可信的審核結論的基礎,與審核實施的可信性和有效性密切相關。
         
          為證實審核活動達到了預期的目標,一份簡明、適度的審核記錄至少能夠傳遞的信息包括:記錄了有關對組織的管理體系、過程和產品/服務進行檢查的情況;提供了適當的審核證據;顯示了審核覆蓋的區域(例如,場所、職能、活動或過程等)、審核路線和獲取審核證據的方式;反映了審核的樣本狀況和抽樣情況;體現了信息的可重現性和可證實性;提供了依照審核策劃的安排,完成規定要求審核的客觀證據;適當時,在發生客訴、投訴,或。重大質量、安全和環境等事故時,提供可追溯的信息。
         
        2、審核中
         
          審核組應收集足夠的可用于表明受審核方符合適用的標準,或其他規范性文件的所有適用要求的證據。審核記錄尤其需覆蓋以下管理體系實施中的有關重要方面(不限于):
         
         。1)根據關鍵績效目標和指標對績效進行監視、測量、報告和評價的證據;
         
         。2)受審核組織管理體系和績效中與遵守法律法規有關方面的證據;
         
         。3)受審核組織過程的運作和控制方面的證據;
         
         。4)人員能力和設施資源提供方面的證據;
         
         。5)內部審核和管理評審有效策劃和實施的證據;
         
         。6)對方針的管理職責的情況;
         
         。7)重要的顧客反饋信息,包括顧客投訴及采取糾正措施的有關證據;
         
         。8)受審核方在產品、過程、體系改進方面的主要證據;
         
         。9)事故的處理及采取糾正措施的相關信息;
         
         。10)有關重大的風險信息及風險管理的信息等。
         
          適當時,審核記錄的內容還可能包括,如:首末次會議情況;審核組內部,以及與受審核方溝通的情況;突發事件及應急處置情況;審核范圍、審核計劃的調整及其說明;需要后續跟蹤或遺留的問題;受審核方的意見等。
         
          當審核一個電子化的管理體系時,審核記錄的內容還宜適當包括涉及有關信息安全方面的信息,以證實受審核方用千支持其電子化管理體系有效運行的信息技術系統的能力。這類記錄包括:信息系統及網絡安全的管理、維護情況;信息安全事故(例如,系統故障、誤操作等)的管理及其響應計劃/方案;電子化環境中的電子文檔、記錄、數據傳輸的可靠性和安全保護措施等。
         
        3、審核記錄應適度強化內容
         
          一般而言,審核記錄應適度強化對以下方面的記錄:
         
         。1)法律法規符合性信息的記錄。
         
          如:組織對法律法規要求/合規義務的識別,以及把相關要求轉化或整合到組織的資源管理、產品實現等業務活動中的清況;
         
          組織自我評估與所識別要求的符合程度,包括發生偏離時采取糾正措施的情況;
         
          證實法律法規符合性的相關信息,包括必要時與其他要求的符合性證據,如組織從事相關活動的法律許可或準入要求,與質厘、環境、職業健康安全和食品安全等所有有關的法定或法律法規的要求所進行的驗收、評價和監測的結果,以及行業要求等。
         
         。2)組織關鍵場所或重點區域的現場調查記錄。
         
          如:質量管理體系的關鍵現場,包括產品設計、生產、檢測現場、儲存現場等;
         
          環境、職業健康安全管理體系的關鍵場所或重點區域,如,污水、廢氣排放現場、重點噪聲源、粉塵現場、廢棄物的收集、處置場所、危險化學品倉庫、動力設施及排水管網的布局、配套生活設施及周邊環境等;
         
          食品安全管理體系的關鍵場所或重點區域,如,食品生產系統、輔助系統和員工服務設施的布局、動力設施及排水管網的布局、廢棄物及污水處理場所、蟲害控制、清沽、消毒場所及廠區周邊環境等。
         
         。3)組織現場運行控制的記錄。
         
          如:質量管理體系,宜突出對產品/服務實現過程,括產品設計、關鍵的生產/服務、采購、檢驗等活動的審核信息的記錄;
         
          環境管理體系,宜突出對重要環境因素的評價和控制、應急管理、動力設施系統、能源供給系統、污染物治理設施等相關審核信息的記錄;
         
          職業健康安全管理體系,宜突出對危險源的判定與風險管理、應急管理、高風險作業活動等相關審核信息的記錄;
         
          食品安全管理體系,宜突出對關鍵控制點的識別、控制和監測、應急管理、撤回、食品生產的基礎設施、生產布局,環境衛生及人員健康狀況、關鍵的食品生產(加工)過程的控制、內外部信息溝通等審核信息的記錄,等等。
         
         。4)面談、現場/實地觀察的記錄,而非在組織的辦公室大量抄錄組織的相關文件、資料和以往形成的檢驗、試驗等記錄。
         
          審核記錄還應清晰載明抽樣情況,如樣本總量和抽樣數量樣本狀況;
         
          使用的審核方法,如面談或基于電子系統的互動式交流,對現場活動的觀察,對工作環境的調查,對文件、記錄和其他報告的查閱等,以及審核時間、地點、受審核的對象、活動或過程等其他要素。
         
          審核記錄是對審核證據的客觀記錄,是形成審核發現和審核報告的基礎。
         
          審核記錄可以有多種體現形式,包括書面記錄、電子記錄、電子數碼圖像、照片、復印件、標識圖形或它們的組合。
         
          對審核記錄的管理應做到易于識別、檢索和保持清晰。
         
          對于認證機構,審核記錄的管理、標識、存放、保護和處置,以及對審核記錄的調閱,應有與ISO/IEC 17021-1(CNAS-CCOl) 、ISO/IEC 17065-1 (CNAS-CC02) 等要求相一致的控制措施,并包括必要的保密要求。
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